Kancelář MAS

Kancelář MAS je webová platforma, která obsahujeněkolik vzájemně provázaných tabulek a aplikací, určených autorizovaným uživatelům v místní akční skupině. Aplikace jsou zaměřeny na vnitřní komunikaci v MAS, naplnění administrativních požadavků a další rutinní činnosti, které jsou v současné době řešeny pomocí kancelářských balíků typu Office.

Aplikace datově i uživatelským rozhraním navazují na sadu Tab4MAS, která je určena pro veřejnou prezentaci informací o MAS (území, členové, orgány, projekty), používání Tab4MAS však není podmínkou pro práci s Kanceláří. Platforma rovněž není závislá na provozu webových stránek MAS.

 

Uživatelé

Aplikace a data nejsou volně přístupné z Internetu, přístup k nim vyžaduje autorizaci uživatelským jménem a heslem. Standardně jsou k dispozici tři typy uživatelů s možností odstupňovat jejich přístup k jednotlivým agendám:

a)      členové MAS

b)      členové orgánů MAS

c)       pracovníci kanceláře MAS

Správa autorizovaných uživatelů je součástí řešení.

 

Hlavní funkce

Přehled členů s kontakty

Funguje analogicky k aplikaci Členové MAS; umožňuje ke každému členovi přiřadit více osob s adresními a kontaktními údaji. Vyhledávání podle jména osoby, názvu člena. Rozesílání hromadných mailů - upozornění na nové materiály a pod.

Přístup k vyhrazeným materiálům

Materiály určené jen vybranému okruhu uživatelů jsou k dispozici formou extranetu, s možností definice složek a omezení přístupu k nim na vybrané skupiny uživatelů.

Hlasování členů

Modul umožňuje hlasování členů nebo vybraného orgánu "per rollam" k zadané otázce (typu Ano/Ne/Zdržel se, nebo a/b/c). Správce aplikace má možnost rozeslání mailů účastníkům hlasování, hlasovat se dá kliknutím přímo z mailu. Aplikace zajistí, aby každý hlasoval pouze jednou. Správce má možnost zobrazit souhrnné výsledky i zobrazit přehled hlasování (kdo jak hlasoval), a výsledek (souhrn nebo i přehled) rozeslat.

Termínový kalendář a úkolníček pro členy

Obsahuje data schůzí jednotlivých orgánů a dalších akcí MAS. Každou akci je možno připomínat vyskakovacím bannerem po přihlášení k extranetu nebo obesláním účastníků e-mailem.

Aplikace dále umožní zakládat úkoly s termíny připomenutí pro adresáty úkolů (např. úkoly pro kancelář, úkoly pro jednotlivé zaměstnance, úkoly pro členy MAS, úkoly pro výbory, pracovní skupiny apod.), konkrétní adresáti potom zaznamenají splnění úkolu.

Zvažujeme technické řešení napojit agendu na Google Calendar a tím dostat jednotlivé akce a připomenutí úkolů až do mobilů účastníků.

Výkazy práce zaměstnanců MAS

Pro účely evidence činností prováděných zaměstnanci MAS v rámci jednotlivých operačních programů bude k dispozici aplikace, do níž budou zaměstnanci MAS ukládat výkazy práce - uznatelné činnosti dle příslušných OP. Z těchto výkazů budou vytvářeny výstupy požadované kontrolními orgány bude nutno validovat vzory výstupů s těmito orgány). Administrátor v MAS bude mít možnost definovat pro každého zaměstnance okruh činností, které bude moci vykazovat. Dále budou vytvořeny kontrolní mechanismy - seznam zaměstnanců, za které nejsou výkazy vyplněny, připomenutí e-mailem, kontrolní součty.

Výstupy z aplikace budou maximálně uzpůsobeny vzorům poskytnutým řídícími orgány jednotlivých operačních programů.

Obslužné moduly

Všechny popsané moduly budou používat tři společné obslužné moduly, a to:

a)      administraci (dostupnou jen správci) - správa uživatelů a číselníků

b)      přihlašovací modul se správou skupin a funkcemi pro správu účtu

c)       modul pro rozesílání zpráv - mailovou frontu.

 

Technické řešení

Systém bude řešen jako modulární, tzn. každá MAS si bude moci vybrat, které z aplikací chce používat, a tyto volby v průběhu měnit. Přístup k aplikacím i správě obsahu bude pouze přes rozhraní www prohlížeče (v další etapě i s ohledem na mobilní zařízení).

Aplikace bude provozována na webovém serveru spol. SEAL, s.r.o., na principu sdílené aplikace a databáze. To znamená, že pro jednotlivé MAS nebudou zakládány samostatné weby, vše poběží na shodném aplikačním kódu a na jedné databázi (kde budou záznamy odlišené podle MAS, takže nebude moci dojít k neoprávněnému nahlížení do cizích dat; oddělené budou i číselníky, aby každá MAS měla možnost si definovat jejich obsah). Uživatelské rozhraní bude možné individuálně uzpůsobit - buď podle vzhledu webu MAS, nebo podle požadavku. Aplikace nezávisí na provozu webových stránek MAS, nevyžaduje používání dalších aplikací a služeb od spol. SEAL, s.r.o.

Zabezpečení

Vzhledem k povaze některých ukládaných informací je kladen důraz na bezpečnost přístupu k datům, a to zejména:

a)      vyžadováním bezpečných hesel (obsahujících velká/malá písmena, číslice, znaky)

b)      ukládáním hesel v zakódovaném tvaru

c)       zlepšením mechanismů pro přidělení uživatelského účtu a vyžádání ztraceného hesla

d)      posílením testovacích scénářů o možné scénáře neoprávněného přístupu

e)      přihlašováním přes https

 

Cenová politika

Cena je určena za jednotlivé moduly, MAS bude hradit pouze částky za moduly, které bude chtít využívat. Cenová hladina je obdobná aplikacím Tab4MAS, tzn. od 3 do 12 tis. Kč za modul. V případě zájmu o vzhledové uzpůsobení (odlišný než standardizovaný vzhled) bude kalkulován malý příplatek.

MAS, které se zapojí do pilotního provozu (budou se podílet na specifikaci funkcí, budou ověřovat funkcionalitu a reportovat nedostatky), získají z určených cen slevu 30% a možnost odložení platby.

Dále bude hrazen provoz a technická podpora. Jejich cena bude určena pro každý modul, bude se pohybovat v jednotkách tis. Kč ročně.

Kompletní ceník poskytneme vážným zájemcům na vyžádání.